Kantonsarchiv Wallis
Präsentation der neuen Handbücher
Esther Waeber-Kalbermatten und Hans-Robert Ammann, Kantonsarchivar
Foto: zvg
Um der rasanten Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologie zu begegnen hat das Walliser Staatsarchiv zwei Handbücher realisiert, welche eine Arbeitsmethode und Hilfsmittel bieten, um diese Herausforderungen mit Erfolg zu meistern.
Die Rolle des Archivars beschränkte sich lange Zeit auf die Vorbereitung der Aufnahme von Akten ins Archiv, sobald diese für die laufenden Geschäfte nicht mehr benötigt wurden. Der Archivar beurteilte die Dossiers, die ihm angeboten wurden, und beschloss über deren Archivierung oder nicht.
Doch aufgrund der Entwicklung der Verwaltungssysteme für Dokumente und elektronische Daten sowie der mengenmässigen Zunahme der Papierdossiers sind die Archivare gezwungen, immer früher in der Aktenproduktion einzugreifen, nämlich bereits bei deren Entstehung.
Diese neue Positionierung ist aus der Notwendigkeit heraus entstanden, die zu archivierenden Dokumente bestmöglich zu verwalten, was zur Entstehung neuer Aufgaben geführt hat (Beratung und Unterstützung von Verwaltungseinheiten im Bereich Dokumentenmanagement) sowie eines neuen Berufs (Records Management).
Ein Konzept beschreibt im Übrigen diese neue Rolle: Records Continuum, wie der englische Fachausdruck für die laufende Dokumentenverwaltung lautet. Das Staatsarchiv arbeitet eng mit allen Akteuren in diesem Bereich zusammen (Direktion der IT-Systeme, Prozessverantwortliche, Juristen usw.) und beteiligt sich aktiv an Projekten zur Dematerialisierung der Prozesse und Dienstleistungen sowie an der Umsetzung von Dokumentenmanagementsystemen oder an Projekten im Bereich Cyberadministration.
Neue Hilfsmittel für die Kantons- und die Gemeindeverwaltungen
Im Rahmen seiner Aufgabe, die Kantons- und Gemeindeverwaltungen zu beraten und zu unterstützen, bietet das Staatsarchiv Wallis eine Reihe überarbeiteter oder neu geschaffener Hilfsmittel, die ab Juni 2014 zur Verfügung stehen. Diese sind die Antwort auf die Entwicklung der Informationstechnologie, auf den neuen rechtlichen Kontext (GIDA) und auf den Grundsatz des integrierten Dokumentenmanagements.
Zwei Handbücher wurden realisiert, welche die Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der verschiedenen Behörden erleichtern sollen: Records Management richtet sich an die Kantonsverwaltung, das Handbuch zur Dokumentenverwaltung und Archivierung an die Gemeinde- und Burgerverwaltungen.
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